Effizienz : Fünf Gründe, warum Sie von der elektronischen Rechnung profitieren können

E-Rechnungen sind auf dem Vormarsch: Bereits 50 Prozent aller deutschen Unternehmen bevorzugt den Versand und den Empfang von Rechnungen in digitaler Form gegenüber klassischen Papierrechnungen, so das Wirtschaftsanalayse-Institut Ibi. Die elektronische Rechnung ist eine standardisierte, maschinenlesbare Rechnungen, die automatisch verarbeitet werden kann. PDF-Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, zählen dabei nicht zu den E-Rechnungen. Es geht vielmehr um Formate wie EDI/EDIFACT oder XML/ebInterface. Von Großunternehmen werden E-Rechnungen schon lange genutzt. Seit 2013 die rechtliche Gleichstellung von Papier- und E-Rechnung erfolgte, lohnt sich die digitale Rechnung auch für Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMUs).

Aktiv und sofort eingespart, wird an den Kosten die durch das Versenden der gedruckten Rechnungen anfallen. Laut dem Outsourcing-Unternehmen Accenture können bis zu zehn Euro pro Rechnung gespart werden, wenn auf e-Biling umgestellt wird. Dabei wird nicht nur an Briefmarken und -Umschlägen gespart, sondern auch an den Personalkosten, die für das Frankieren der Rechnungen anfallen.

Bei gedruckten Rechnungen sind viele einzelne Schritte nötig, bis die Rechnung endlich beim Kunden landet. Erst muss die Rechnung abgetippt, dann gedruckt und kuvertiert werden, bis sie dann zur Post gebracht werden kann. Laut der Helsinki School of Economics kann sich die Umlaufzeit durch E-Rechnungen um bis zu zwei Tage verringern. Der Informationsaustausch zwischen Unternehmen und Kunden wird dadurch verbessert, wovon beide Seiten profitieren.

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Eine schnellere Abwicklung, bedeutet auch einen schnelleren Zahlungseingang. Die Arbeitsprozesse werden beschleunigt, Skonti können eingehalten werden und der Cashflow wird optimiert. Durch die steigende Liquidität können auf der Unternehmerseite Zinsbelastungen gesenkt werden. Vergisst der Kunde seine Rechnung fristgerecht zu bezahlen, reicht ein Klick, um eine Mahnung abzuschicken.

Bei laufend neuen Rechnungen bildet sich im Büro schnell eine unübersichtliche Zettelwirtschaft. Mit E-Rechnungen entfällt das Ablagechaos und die Büroorganisation wird auf Vordermann gebracht. Laut dem E-Rechnungs-Portal everbill.com verbringen Unternehmer rund vier Stunden pro Woche mit der Suche von wichtigen Dateien im Büro.

Laut WKO lassen sich bis zu 80 Prozent der Buchhaltungskosten einsparen, wenn man auf E-Rechnungen umsteigt. Das liegt daran, dass Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung übernommen werden können. Fehlerquellen bei der Daten-Eingabe entfallen dabei und auch hier wird der Arbeitsablauf schneller. Mit der vereinfachten Buchhaltung erhöht sich auch der Komfort für das Unternehmen und die Mitarbeiter können sich auf laufende Aufträge konzentrieren.

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