Facility Management

Diese sechs Tipps machen das Facility Management effizienter

Am Gebäudemanagement sind viele verschiedene Dienstleister beteiligt, die für eine optimale Auslastung des Gebäudes sorgen, ohne die täglichen Nutzer dabei zu stören. Wie das aufwendige Management etwas vereinfacht und damit effizienter werden kann, erklären zwei Experten.

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Ohne Teamwork kann ein Facility Manager nicht erfolgreich sein.

Ist ein Gebäude erst einmal erbaut und bezogen, scheint es für die Nutzer der Wohn- und Bürogebäude, als wäre seitens der Betreiber nicht mehr viel zu tun. Dabei steckt in jedem Gebäude ein ausgeklügeltes Gebäudemanagement, das zahlreiche Dienstleister beschäftigt und koordiniert. Die wichtigsten Tipps für effizientes Gebäudemanagement hat TGA zusammengefasst.

Bereiche klar strukturieren

Grundsätzlich wird das Gebäudemanagement in drei große Bereiche unterteilt. Festgelegt werden diese Bereiche auch in der deutschen Norm DIN 32736, die sich auf Begriffe und Leistungen des Gebäudemanagements bezieht. Gegliedert wird dabei in technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement. Im technischen Bereich liegt der Fokus dabei auf der technischen Instandhaltung eines Gebäudes. Der Sektor Infrastrukturelles beschäftigt sich von der Fenster- und Glasreinigung, über den Portier- und Sicherheitsdienst, bis hin zur Gartenpflege. Unter Kaufmännisches fällt alles was mit den verwaltungstechnischen Belangen eines Gebäudes zu tun hat. Dazu zählen zum Beispiel Mietverträge und Versicherungen.

„Als vierter Bereich wird gerne noch das Flächenmanagement angegeben. Dieses ist häufig in den kaufmännischen Bereich integriert, kann aber auch als eigener Teil gesehen werden“, erklärt Peter Kovacs, Vorstandsvorsitzender-Stellvertreter bei Facility Management Austria FMA. Das Flächenmanagement beschäftigt sich damit, wie die zur Verfügung stehenden Flächen möglichst effizient genutzt werden können.

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Diese Bereiche müssen klar voneinander getrennt werden, damit es innerhalb des Betriebs nicht zu Missverständnissen kommt. Jeder Dienstleister sollte einem Sektor zugeteilt sein und sich auf diesen konzentrieren.

Nutzerwünsche berücksichtigen

Die Nutzer einzelner Gebäude unterscheiden sich stark in ihren Vorstellungen und Wünschen. Hilfreich ist es deshalb zu Beginn ein Betriebskonzept zu entwickeln, das genau an diese Nutzerwünsche angepasst ist. „Das ist im Prinzip eine Integration und Koordination aller erforderlichen Dienstleistungen, um eben diese Nutzerwünsche zu erfüllen“ so Doris Bele, Vorstandsvorsitzende bei FMA.

Laut Bele ist außerdem Transparenz ein sehr wichtiger Faktor für Kundenzufriedenheit: „Zwischen den Vertragspartnern sollte eine eindeutige und transparente Kommunikation erreicht werden. Die Leistungen und Kosten sollten stets übersichtlich für alle zur Verfügung stehen.“

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Sich auf Experten stützen

Facility Manager müssen nicht als allwissende Spezialisten gesehen werden, sie dürfen sich auch auf andere Experten stützen. Deshalb ist es sinnvoll einzelne Teilbereiche an vertraute Kollegen und Fachmänner weiterzugeben. „Der Facility Manager eines Gebäudes sollte immer die erste Ansprechperson für den Kunden sein. Dafür braucht es entsprechendes Verständnis, einen Blick über den Tellerrand, Teamgeist und ein gutes Gespür für Kommunikation. Das sind hohe Anforderungen, weshalb sich der Facility Manager in einzelnen Teilbereichen gerne auf andere Personen stützen darf“, so Kovacs gegenüber TGA. Am Ende müssen die Mieter sich in einem Objekt wohl fühlen und dafür ist der Facility Manager hauptverantwortlich.

Synergien fördern

Innerhalb der Abläufe ergeben sich in den einzelnen Gewerken häufig auch Synergien zwischen den Dienstleistern, die für das Facility Management sehr nützlich sein können. „Eine Reinigungskraft kann zum Beispiel während der Reinigung auch kontrollieren, ob alle Leuchten funktionieren. Dann muss nicht noch extra ein Techniker durch das Objekt gehen und einzelne Lampen kontrollieren“, erklärt Peter Kovacs.

Richtige Software verwenden

Das wohl bekannteste und auch beliebteste Tool für das Gebäudemanagement ist das CAFM-System. CAFM steht für Computer-aided Facility Management, also die Unterstützung des Gebäudemanagements via Software. Das Tool verbindet grafische Plandaten und erstellt eine entsprechende Belegungsübersicht. Es zeigt in welchem Raum sich welche Technik befindet und wie eine möglichst hohe Zeiteffizienz erreicht werden kann. „Das CAFM-System kann für sämtliche Bereiche, die man für einen Betrieb eines Gebäudes braucht, nutzen“, ist Doris Bele überzeugt.

Außerdem sind Softwares für die Erstellung von Zeit- und Budgetplanen hilfreich. So können alle Aufgaben übersichtlich zusammengefasst und übertragen werden. „Die Digitalisierung der Daten bietet heute viele Möglichkeiten. Wenn man die Daten laufend am PC einträgt, sind sie erstens immer verfügbar und gespeichert, zweitens erspart man sich die mühsame Suche nach bestimmten Zetteln“, so Kovacs.

Moderne Gebäudetechnik nutzen

Die Digitalisierung wirkt sich nicht nur auf das Datenmanagement positiv aus, sondern wird auch in den restlichen Bereichen des Facility Managements immer wichtiger. „Sensorik ist ein wichtiges Thema und wird im Facility Management immer präsenter. Durch Sensoren muss man nicht erst warten bis der Nutzer einen Mangel meldet, sondern kann bereits im Vorhinein sehen, wenn ein Gerät nicht richtig funktioniert“, erklärt Peter Kovacs und weiter: „Bei intelligenter Gebäudetechnik muss auch immer auf die Wünsche des Nutzers Rücksicht genommen werden. Es bringt nichts teure Technik zu installieren, mit der der Nutzer im Endeffekt vollkommen überfordert ist.“

„Bei der Gebäudetechnik spielt es aber auch immer eine Rolle, ob ein Gebäude gemietet ist oder ob es einem gehört. Bei gemieteten Objekten wird man wahrscheinlich nicht so viel in ein vernetztes System investieren, wie bei einem eigenen Gebäude“, erklärt Doris Bele. Aber die FM-Expertin sieht auch eine große Chance in der intelligenten Gebäudetechnik: „Die Sensorik ist gerade in aller Munde und sicherlich auch wichtig für ein gutes Gebäudemanagement. Große Vorteile bringt auch das Building Information Modelling, also sozusagen der digitale Zwilling eines Gebäudes, mit sich. Dadurch können Abläufe besser koordiniert und die Kommunikation zwischen den Dienstleistern optimiert werden“, meint sie.

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