Förderung : KMU.DIGITAL: So profitiert Ihr Unternehmen

Die Initiative KMU.DIGITAL wurde vor kurzem um weitere 15 Millionen aufgestockt. Jedes kleine und mittelgroße Unternehmen kann so bis zu 9.000 Euro an Förderungen für sein Digitalisierungsprojekt bekommen, davon bis zu 3.000 Euro für Beratung und bis zu 6.000 Euro für die Umsetzung. Vor allem klassische Handwerksbetriebe denken im ersten Moment oft nicht daran, dass auch sie ihren Workflow durch Digitalisierung revolutionieren können.

„Allerdings ist das Fördervolumen erfahrungsgemäß rasch ausgeschöpft. Ich appelliere daher an alle KMU aus sämtlichen Branchen, dass sie diese hervorragende Chance zur Digitalisierung möglichst zeitnah nutzen“, betont Martin Puaschitz, Obmann der Wiener Wirtschaftskammer Fachgruppe für Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT). Rüdiger Linhart, Berufsgruppensprecher IT in Wien erklärt, welche technischen Möglichkeiten es gibt und zeigt zudem häufig anzutreffende Schwachstellen in der bereits vorhandenen IT-Ausstattung auf:

Termine für einen neuen Haarschnitt sind derzeit ein besonders aktuelles Thema. Frisöre, die ihren Kunden die Möglichkeit bieten, Termine online zu buchen, schaffen dadurch einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dann gehört das zwischen Schultern und Ohr eingeklemmte Telefon für Terminvereinbarungen endgültig der Vergangenheit an. Auch in anderen Branchen werden Terminbuchungen mittels Telefon oder E-Mail zunehmend als veraltet wahrgenommen: „Ein großer Vorteil von sicheren Web-Lösungen ist auch, dass Kunden ihre Kontakt-Daten nicht ständig neu eingeben müssen“, erklärt Linhart.

Vor allem bei Handwerksbetrieben, deren Mitarbeiter Kundentermine wahrnehmen, können digitale Zeit- und Leistungserfassungssysteme wichtige Dienste leisten. „Die Mitarbeiter müssen in der Früh und am Abend nicht mehr zum Ein- und Ausstempeln in den Betrieb fahren und können zugleich die Leistungen und Anfahrtswege beim Kunden viel exakter protokollieren“, so Linhart. Dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit und eine punktgenaue Ressourcen-Planung wird möglich, indem beispielsweise ein Kunde in einer Online-Maske einen fixen Termin bei einem bestimmten Handwerker buchen kann. Eine Anbindung des Systems an das Warenwirtschaftsprogramm sorgt bei der Verrechnung nochmal für eine Arbeitserleichterung.

Zu Beginn der Pandemie mussten etliche KMU binnen weniger Tage behelfsmäßig Homeoffice-Lösungen finden, um wirtschaftlich überleben zu können. Bei einigen ist die Improvisation jedoch mittlerweile zum Dauerzustand geworden. „Zuweilen arbeitet der Papa am Vormittag für die Firma und die Tochter macht am selben Gerät am Nachmittag ihre Hausübungen. Da braucht es sauber getrennte Lösungen. Zudem sollten die Server nicht mehr irgendwo in einem Kammerl im Betrieb stehen, sondern in ein sicheres Rechenzentrum verlagert werden, wo es unter anderem Back-up- Lösungen für den Notfall gibt“, erklärt Linhart. Ganz wichtig ist auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Login, indem man z. B. Einmalpasswörter mit biometrischen Daten kombiniert.

Mittlerweile ist auch bei KMU eine eigene Website und – je nach Branche – ein Online-Shop Standard. In der Praxis trifft man aber nicht selten auf veraltete Codes, nicht DSGVO- konforme Umsetzungen oder gar mangelnde bis nicht vorhandene Firewalls. Digitale Prozessoptimierung bedeutet allerdings noch viel mehr als die Behebung von offensichtlichen Mängeln. Eine Weiterentwicklungsmöglichkeit wäre z.B. die Anbindung des Online-Shops an einen Partner, der künftig die Verpackung, Auslieferung und den Versand übernimmt.

„Damit Digitalisierungsprojekte gefördert werden, müssen sich KMU an IT-Dienstleister und Unternehmensberater wenden, die für das jeweilige Themengebiet eine Zertifizierung aufweisen. Eine ausgezeichnete Filterfunktion dafür bietet das UBIT Firmen A-Z“, erzählt Linhart. Für die Strategieberatung und Potenzialanalyse in den Schwerpunkten Geschäftsmodelle & Prozesse, IT- & Cybersecurity, E-Commerce & Online-Marketing sowie digitale Verwaltung gibt es in diesem Rahmen eigene Spezialisten.

Claudia Strohmaier, Berufsgruppensprecherin der Wiener Unternehmensberater gibt abschließend noch einen weiteren Punkt zu bedenken: „KMU.DIGITAL ist eine enorm wichtige Chance für KMU, aber nicht die einzige. Vor allem in Wien gibt es ausgezeichnete Fördermöglichkeiten zu allen möglichen Spezial-Themen, die unbedingt im Rahmen eines Gesamtkonzepts individuell geprüft werden sollten. Zudem braucht es ein ausgeklügeltes Finanzierungskonzept, weil die Projekte natürlich in der Regel nicht zur Gänze durch die jeweiligen Fördergeber finanziert werden.“