Digitales Gebäudemanagement : Warum das Facility Management nicht ohne Digitalisierung kann

„Ohne digitale Prozesse ist moderne Gebäudebewirtschaftung nicht mehr machbar“, ist Georg Stadlhofer, Vize-Präsident der International Facility Management Association Austria (IFMA Austria), überzeugt. Von der Auftragsplanung bis zum Anlagenmanagement ist die Digitalisierung im Gebäudemanagement bereits in vollem Gange, ist sich Stadlhofer sicher.

Der FM-Experte bezieht sich dabei auf die Grundlagen der Prozesssteuerung, das digitale Zeitalter bietet aber weitaus spannendere Möglichkeiten: „Heute versteht man darunter die Digitalisierung von Nutzerprozessen und von Gebäuden an sich. Das Gebäude selbst wird mittels IoT und Sensorik digital.“ Dadurch können Gebäude noch bedarfsgenauer und effizienter bewirtschaftet werden. Auftraggeber und Dienstleister haben einen Einblick in erforderliche oder überflüssige Komponenten und können die damit Flächenauslastung verbessern. Nicht nur die Unternehmen profitieren, auch für Nutzer steigt der Komfort. Egal ob im Büro oder Freizeitraum, Nutzer haben eine hohe Erwartungshaltung in Bezug auf das Erlebnis Gebäuden und Anlagen: komfortabel, digital vernetzt und sicher sollen sie sein. Für Facility Manager bedeutet dies die Bewältigung einer Fülle von Aufgaben.

Der digitale Wandel beginnt dabei aber nicht erst bei der Inbetriebnahme, bereits bei Baubeginn helfen Softwares, Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Bisher mussten nach Fertigstellung eines Gebäudes hunderte Dokumente abgelegt und digitalisiert werden. Dank Building Information Modeling (BIM) wird der Prozess erleichtert. “Damit sind alle Informationen auf einer Datenbank gespeichert. Gekoppelt mit der Sensorik für Nutzungsintensität ergibt das eine effektive Arbeitsplatznutzung”, ist Georg Stadlhofer überzeugt.

Stadlhofer empfiehlt jedem Unternehmen, in Datendigitalisierung zu investieren– egal, ob vor, während oder nach dem Bau. „Wichtig ist, dass der Mindestbedarf abgedeckt ist. Wir sehen häufig, dass Unternehmen sich einen Blumenstrauß aus Wünschen an die Wand malen und sich dann erst recht verzetteln“, meint der IFMA Austria-Vize im TGA-Interview. Die Digitalisierung muss sauber durchgeführt werden, damit sie auch wirklich den gewünschten Effekt hat.

Die Vorteile sind deutlich, doch sind Unternehmer auch bereit in die digitale Transformation zu investieren? Ja, zeigt eine Lündendonk-Befragung zur Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft unter 90 Auftraggebern. Laut der Studie haben fast alle Unternehmen bereits ein Budget für Digitialisierungsprojekte festgelegt. Motivationsfaktoren dafür sind vor allem die Effizienzsteigerung sowie die Notwendigkeit am Ball zu bleiben, um keine neuen Chancen zu verpassen und innerhalb der Industrie 4.0 agieren zu können. Ein großer Motivator ist außerdem die zunehmende Transparenz, die digitalisierte Prozesse erlauben. Auftraggeber können genau nachvollziehen wohin am meisten Energie und damit Geld fließt und nötigenfalls eingreifen. Georg Stadlhofer spinnt diesen Ansatz noch weiter: „Zukünftig werden auch FM-Plattformen sehr spannend werden. Die Branche und Unternehmen sind zunehmend digitalisiert, jedoch nur innerhalb der eigenen Organisation. Wir der Dienstleister gewechselt, gehen viele relevanten Daten verloren. Die Information hängt damit nicht am Gebäude sondern am Dienstleister. Hier wird es Plattformen geben, die Daten sammeln und dem Zuständigen übergeben.“ Eine Cloud für das Facilitiy Management soll damit die Zukunft der Branche sein. Derzeit gibt es zu dieser Idee jedoch nur einige wenige Ansätze. Ein attraktives Geschäftsmodell konnte daraus noch niemand machen.

Digitale Prozesse bringen aber immer auch ein gewisses Risiko mit sich. Cybersecurity und Datenschutz sind neue Themen, mit denen sich auch FM-Unternehmen beschäftigen müssen. Personenbezogene Daten müssen sicher erfasst, gespeichert und verwendet werden. Neben der nötigen Investitionsbereitschaft gilt das für Unternehmer als großes Hemmnis bei der Digitalisierung. Laut der Lünendonk-Studie ist zudem auch der geringe Stellenwert des Facility Managements hinderlich. Die Budgetbewilligung für entsprechende Projekte ist überwiegend in der Geschäftsführung verankert, was den gewünschten Startup-Strukturen vieler Unternehmen widerspricht. Innovationen werden damit nicht gefördert, sondern schnell zu einem bürokratischen Kampf um jeden Cent. Für eine rasche Digitalisierung braucht es viel eher kurze Entscheidungsmerkmale in Verbindung mit Handlungsfreiheit.

Umfassende Information kann hier entgegenwirken und den Unternehmen mehr Sicherheit bieten. Die IFMA Austria hat deshalb einen Leitfaden zur Digitalisierung im Facility Management erstellt und gibt darin Handlungsempfehlungen weiter. Stadlhofer: „Wir zeigen den Mitgliedern worauf sie achten müssen und welche Methoden und Tools sie nicht außer Acht lassen dürfen. Damit leisten wir Aufklärungsarbeit.“