Software statt Aktenordner : Warum der digitale Wandel eine Chance für Handwerksbetriebe sein kann

Im Vergleich: In Deutschland gaben im Rahmen einer Umfrage 64 Prozent der Handwerksbetriebe an, die Digitalisierung als eine große Herausforderung für ihr Unternehmen zu sehen. Marius Stäcker, CEO und Gründer von ToolTime, zeigt auf, warum es sich dennoch lohnt, das analoge Arbeiten hinter sich zu lassen.

Für Handwerksbetriebe entwickelt, lassen sich mit der cloudbasierten Software ToolTime Abläufe wie die Erstellung von Angebote und Rechnungen, die Erfassung der Arbeitszeiten sowie die Baustellendokumentation digitalisieren. Für den österreichischen Markt hält ToolTime ein besonderes Feature bereit: Der Standard-Mehrwertsteuersatz von 20 Prozent kann beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen auf die ermäßigten 13 bzw. 10 Prozent gesenkt werden.

TGA-Betriebsinhaber*innen kennen es: Die Aktenordner stapeln sich, der Papierkrieg nimmt kein Ende. In vielen Betrieben nutzen die Mitarbeitenden lediglich ihre privaten Handys und kommunizieren per Messenger-App mit ihren Vorgesetzten. Das kann dazu führen, dass die rechte Hand nicht weiß, was die Linke tut, und so Missverständnisse entstehen. Eine cloudbasierte Software hat den Vorteil, dass von sämtlichen Endgeräten aus auf das System zugegriffen werden kann. So hat das gesamte Team immer alle wichtigen Informationen im Blick und alle sind auf dem neuesten Stand. Sina Ebers von PLUS Heizung Sanitär berichtet von einer Einsparung der Bürozeit von 25 Prozent seit der Einführung von ToolTime im Betrieb.

Im Arbeitsalltag kann das konkret so aussehen: Sobald ein neuer Auftrag inklusive Termin im System anlegt wird, werden die jeweils gebrauchten Profis per App-Benachrichtigung informiert. Mechaniker*innen und Installateur*innen treffen sich morgens nicht erst in der Werkstatt, um sich abzusprechen, sondern fahren direkt zu ihrem Einsatzgebiet – Rücksprachen entfallen. Auf der Baustelle angekommen, können von dort aus Informationen und Fotos per App mit digitaler Signatur in die Cloud geladen werden, um die Arbeit zu dokumentieren. So ist die Disposition immer auf dem Laufenden und wird nicht von verloren gegangenen Rapportzetteln aufgehalten.

Auch in Sachen Recruiting von Nachwuchs ist die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Statt ein Zeitungsinserat zu schalten, erfolgt das Ansprechen der jungen Zielgruppe heutzutage online über die sozialen Medien. Daher lohnt es sich im ersten Schritt, in eine strukturierte Website zu investieren und diese aktuell zu halten. Im zweiten Schritt bietet es sich an, Benutzer*innenkonten bei Plattformen wie Instagram anzulegen, die bei der Generation Z, also den 18- bis 24-Jährigen, besonders beliebt sind. Dabei kommt es nicht darauf an, perfekt in Szene gesetzte Inhalte zu teilen, sondern einen authentischen Einblick in den Arbeitsalltag zu geben. Im besten Fall werden so neben potenziellen Mitarbeitenden auch neue Kund*innen auf den Betrieb aufmerksam.

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